当社は、会社法及び会社法施行規則に基づき、以下のとおり、当社及び子会社から成る企業集団の業務の適正を確保するための体制(以下「内部統制」という)を整備する。

1 1 当社及び当社子会社の取締役等及び使用人の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制

  • 当社及び当社子会社(以下「当社グループ」という。)の役職員が法令及び定款を遵守した行動をとるために、経営理念、社員心得及び行動規範を定める。代表取締役社長が繰り返しその精神を役職員に伝えることにより、法令遵守及び社会倫理の遵守をあらゆる企業活動の前提とすることを徹底する。
  • 当社グループは、「内部通報制度運用規程」を定め、内部通報制度により、法令違反その他不正行為の早期発見及び是正を図ると共に、内部通報者の保護を行う。
  • 代表取締役社長は、コンプライアンスに関する統括責任者として全社横断的なコンプライアンス体制の整備及び問題点の把握に努める。管理本部はコンプライアンス担当部として、定期的にコンプライアンス・プログラムを策定し、それを実施する。
  • 監査役及び内部監査室は連携し、コンプライアンス体制の整備の状況を監査し、法令及び定款に違反する問題の有無及びその内容を代表取締役及び取締役会に報告する。コンプライアンス上の問題が発生した場合には、重大性に応じて、代表取締役または取締役会が再発防止策を決定し、全社的にその内容を周知徹底する。
  • 代表取締役社長、監査役、監査法人は定期的に会合を持ち、情報の交換に努め、代表取締役社長は定期的に取締役会にその結果を報告する。
  • 従業員の法令・定款違反行為についてはコンプライアンス担当部から人事担当取締役に処分を求め、役員の法令・定款違反については代表取締役社長が取締役会に具体的な処分を答申する。

2 当社の取締役の職務の執行に係る情報の保存及び管理に関する体制

取締役の職務の執行に係る情報については、「取締役会規程」、「稟議規程」、「文書管理規程」等の既存の諸規程に従い、文書または電磁的媒体に記録・保存し、適切かつ確実に管理する。取締役及び監査役は、常時これらの文書等を閲覧できるものとする。

3 当社及び当社子会社の損失の危険の管理に関する規程その他の体制

  • 代表取締役社長は、管理本部担当取締役を全社のリスク管理に関する統括責任者に任命する。リスク管理統括責任者は、各部門担当取締役と共に、カテゴリーごとのリスクを体系的に管理するため、「経理規程」、「販売管理規程」、「与信管理規程」、「プロジェクト管理規程」、「ソフトウェア管理規程」等の既存の諸規程に加え、必要なリスク管理に関する規程の策定にあたる。
  • 管理本部において当社グループ全体のリスクを網羅的・総括的に管理する。
  • 内部監査室は当社グループ各部門のリスク管理の状況を監査し、代表取締役社長に報告する。代表取締役社長は、内部監査の結果をもとに、リスク管理統括責任者に対し全社的リスク管理の進捗状況をレビューさせると共に、定期的に取締役会に報告させ、取締役会において改善策を審議・決定する。
  • 当社は、不測の事態や危機の発生時に当社グループの事業の継続を図るため、グループのコンティンジェンシー・プランである「事業継続計画(BCP)」を策定し、役職員に周知する。

4 当社及び当社子会社の取締役等の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制

当社は、「組織規程」、「業務分掌規程」、「稟議規程」等の諸規程において、各責任者及びその責任の明確化、執行手続の詳細について定め、取締役等の職務の執行が効率的に行われる体制を構築すると共に、子会社にてこれに準拠した体制を構築させる。
そのうえで、以下の管理システムを用いて、取締役等の職務の執行の効率化を図る。

  • 職務権限・意思決定ルールの策定
  • 効率的なプロジェクト管理・運営のための事業推進会議の設置
  • 受注・外注監査委員会、稼動・配属監査委員会の設置
  • 会社運営等重要方針並びに重要な業務執行に関する取締役会の意思決定の諮問機関として取締役、執行役員及び部門長を構成員とする経営会議の設置
  • 取締役会による原則3事業年度を期間とするグループ中期事業計画の策定、中期事業計画に基づく事業部門ごとの業績目標と予算の設定と、ITを活用した月次・四半期業績管理の実施
  • 経営会議及び取締役会による月次業績のレビューと改善策の実施

5 子会社の取締役等の職務の執行に係る事項の当社への報告に関する体制

  • 当社が月1回開催する経営会議において、子会社の代表取締役に対し、子会社の営業成績、財務状況その他の重要な情報について、当社への報告を義務付ける。
  • 子会社において重要な事象が発生した場合には、子会社に対し当社への速やかな報告を義務付ける。

6 当社及び子会社から成る企業集団における業務の適正を確保するための体制

  • 子会社は、当社との連携・情報共有を保ちつつ、自社の規模、事業内容、その他会社の特長を踏まえ、自律的に内部統制システムを整備する。
  • 「関係会社管理規程」に基づき、経営管理室が関係会社の状況に応じて必要な管理を行うと共に、当社から子会社の取締役または監査役を派遣し、それぞれ担当する子会社を適切に管理する。
  • 取締役は当社グループの取締役の職務執行を監視・監督し、監査役は当社グループの業務執行状況を監査する。
  • 内部監査室は、当社グループの業務全般にわたる内部監査を実施し、当社グループの内部統制システムの有効性と妥当性を確保する。

7 監査役がその職務を補助すべき使用人を置くことを求めた場合における当該使用人に関する事項並びに当該使用人の取締役からの独立性及び当該使用人に対する指示の実効性の確保に関する事項

  • 監査役は、経営管理室所属の従業員に監査業務に必要な補助を求めることができるものとし、当該従業員は監査役の指揮命令に従わなければならない。
  • 監査役から監査業務に必要な補助を求められた経営管理室所属の従業員はその命令に関して、取締役、内部監査室長等の指揮命令を受けないものとする。
  • 監査役から監査業務に必要な補助を求められた経営管理室所属の従業員の人事異動、人事評価、懲戒に関しては、事前に監査役に相談し、意見を求め、同意を得るものとする。

8 取締役及び使用人が監査役に報告するための体制、その他の監査役への報告に関する体制

監査役に報告すべき事項は監査役会規則に定め、取締役及び使用人は次の事項を報告することとする。

  • 会社に著しい損害を及ぼすおそれのある事項
  • 重大な法令・定款違反
  • 経営会議で決議された事項
  • 毎月の経営状況として重要な事項
  • 内部監査状況及びリスク管理に関する重要な事項
  • その他コンプライアンス上重要な事項

9 子会社の取締役・監査役等及び使用人またはこれらの者から報告を受けた者が当社の監査役に報告するための体制

  • 当社グループの役職員は、法令等の違反行為等、当社グループに著しい損害を及ぼすおそれのある事実については、これを発見次第、直ちに当社の監査役に対して報告を行う。
  • 内部監査室は、定期的に当社監査役に対する報告会を実施し、当社グループにおける内部監査、コンプライアンス、リスク管理等の現状を報告する。
  • 管理本部総務部は、当社グループの役職員からの内部通報の状況について、定期的に当社監査役に対して報告する。

10 監査役へ報告をした者が当該報告をしたことを理由として不利な取扱いを受けないことを確保するための体制

当社グループの内部通報制度運用規程において、当社グループの役職員が当社監査役に対して直接通報を行うことができることを定めるとともに、当該通報をしたこと自体による解雇その他の不利益取扱いの禁止を明記する。

11 監査役の職務の執行について生ずる費用の前払いまたは償還の手続その他の当該職務の執行について生ずる費用または債務の処理に係る方針に関する事項

監査役がその職務の執行について、費用の前払い等の請求をしたときは、当該監査役の職務の執行に必要でないと認められた場合を除き、速やかに当該費用または債務を処理する。

12 その他監査役の監査が実効的に行われることを確保するための体制

  • 役職員の監査役監査に対する理解を深め、監査役監査の環境を整備するよう努める。
  • 監査役による各業務執行取締役及び重要な使用人に対する個別のヒアリングの機会を最低年2回(臨時に必要と監査役が判断する場合は別途)設けると共に、代表取締役社長、監査法人それぞれとの間で定期的に意見交換会を開催し、また内部監査室との連携を図り、適切な意思疎通及び効果的な監査業務の遂行を図る。

13 財務報告の適正性を確保するための体制の整備

  • 財務報告を適正に行うため、当基本方針に基づく経理業務に関する規定及び手順等を定め、財務報告に係る内部統制の体制整備と有効性向上を図る。
  • 内部監査室は財務報告に係る内部統制に対して定期的に監査を行い、内部統制の有効性について評価し、是正や改善の必要のあるときは、速やかに代表取締役及び監査役に報告すると共に、当該部門はその対策を講じる。

14 反社会的勢力排除に向けた体制整備に関する内容

  • 当社は、企業や市民社会の秩序に脅威を与える暴力団をはじめとする反社会的勢力に対しては一切の関係を持たず、不当な要求に対しては毅然とした態度でこれを拒絶し、利益の供与は絶対に行わないことを基本方針とし、その旨を「行動規範」に明記し、全役職員に対し周知徹底を図る。
  • 反社会的勢力からの接触や不当要求に対しては、管理本部が警察・弁護士をはじめ外部の専門機関と緊密に連携を図りながら統括部署として対応する。